Síntese dos artigos referentes a Política de indexação
debatidos em seminário da aula de 05.09.2012.
Rogerio Carlos Petrini de Almeida[1]
O textos lidos das autoras Carneiro, Rubi e Fujita, confluem para a construção de diretrizes que venham a permitir a construção de um política de indexação com um determinismo eficiente. A política de indexação é a normalização e padronização de procedimentos que levem a escolha de índices de assuntos com melhores critérios evitando ou minimizando a ambiguidade e subjetividades que poderiam ocorrer. É um documento funcional, um manual que serve como guia para a tomada de decisões.
As diretrizes para uma política de indexação é o estabelecimento de um documento como as tomadas de decisões levando em conta as características e objetivos da organização olhando seu público e seus interesses e necessidades de informação e visionando os recursos que tem a seu dispor, sejam materiais, disponibilidade de mão de obra e os financeiros, necessários ao funcionamento. E tem como fundamental propósito a recuperação da informação de forma eficiente, econômica e precisa.
Há de se considerar que não são somente os aspectos internos que devem ser considerados na construção de políticas de indexação os fatores externos devem ser considerados lembrando que os objetivos e missão da instituição mantenedora, o perfil do usuário são primordiais à execução do planejamento da política, ressaltando que uma biblioteca não é um ente isolado e em sua adjacência existem muitas variáveis.
Para o estabelecimento de uma política de indexação é necessário atender alguns requisitos básicos o que se passa a comentar:
- a identificação da organização - identificar claramente o tipo de atividade e objetivos da organização para estabelecimento do tipo e do assunto da informação e por fim enquadrar o tipo de indexação a ser usada bem como os níveis de exaustividade e especificidade adequadas;
- a identificação da clientela – conhecer seu usuário e essencial ao planejamento do sistema de informação e recomenda-se um estudo de usuário para identificação do campo de interesse e produtos necessários. Dentro do estudo enfatiza-e algumas informações importantes para uma política de indexação que são: ocupação e campo de interesse, educação e grau de experiência, tipo de produto exigido, delegação da busca, tempo coberto pelos documentos, preferência no formato de saída do sistema e exemplos de perguntas feitas por usuários de outro as sistema de informação. O perfil do usuário influência diretamente na política de indexação.
- a gestão de pessoas: a limitação de pessoal outro fator importante na construção das diretrizes pode levar a prever adoção de métodos automatizados ou semiautomatizados e sistema que exija manutenção mínima de indexação e mão de obra especializada.
- os recursos, materiais: a disponibilidade de materiais e equipamentos tem influência na organização do sistema de indexação, pois não havendo automação uma linguagem pré-coordenada é adequada (catálogos em fichas, catálogos impressos) ou pós-coordenada com ao uso de computadores. Software e hardware, devem ser pensados mesmo que a biblioteca não disponha de recursos no momento deve ser estabelecida uma política de sistema para o atingir este fim.
- os recursos financeiros: este item depende do tamanho do sistema de organização, havendo limitações destes recursos, deve-se adaptar a linguagem já existente ou em uma nova linguagem usar termos simples, especificidade moderada, estrutura mínima. Havendo disponibilidades o sistema deverá ser sofisticado dentro das necessidades do usuário. No tocante as despesas do serviço de recuperação de informação relatam-se as despesas de capital, operacionais e decorrentes da não existência do serviço: a primeira refere-se a criação do serviço; a segunda ao seu funcionamento, fornecimento de resultado a terceira ao valor do tempo economizado.
Por fim no simpósio, com base nos textos, se debateu os elementos necessários em uma política de indexação que são:
Cobertura de assuntos: pelo estudo de usuários o indexador conhecerá quais são os assuntos centrais e quais os periféricos;
Seleção e aquisição dos documentos-fontes: a seleção do material deve ser do interesse do assunto dos usuários e a documentação deve ter qualidade nestas áreas e assuntos;
O processo de indexação: deve observar as seguintes variáveis: nível de exaustividade, nível de especificidade, escolha da linguagem, capacidade de revocação e precisão do sistema. O nível de exaustividade sumarização ou seletividade vem a estabelecer a qualidade dos índices e diferem para cada tipo de suporte e a política deve estabelecer uma quantidade até o número de vezes pretendido e prever ou estabelecer permissão de expansão em casos de exceção. O nível de especificidade indica que um assunto não deve ser indexado pela forma genérica e sim pela forma mais específica, permitindo a precisão de um assunto de um documento que se esteja processando e deve se ter um conta o perfil do usuário da biblioteca.
Estratégia de busca: - definição de como a busca será realizada, se será delegada a um especialista da informação ou será efetuada pelo usuário se o produto de busca será selecionado ou fornecido;
Tempo de resposta do sistema: é o tempo gasto entre recebimento de um pedido de informação e seu fornecimento. Determinado em função das necessidades do usuário e da precisão da informação;
Forma de Saída – formato em que os resultados da busca são apresentados. Resultado da busca, exemplo resumos texto completos etc.;
Avaliação do sistema – Avaliar até que ponto o sistema está atendendo os seus objetivos.
Finalizando entendeu-se que a política de indexação deve ser revisada periodicamente e que os manuais de registros destas políticas devem ser de uso permanente.
REFERÊNCIA
CARNEIRO, Marília Vidigal. Diretrizes para uma política de Indexação. Disponível em:<http://www.brapci.ufpr.br/documento.php?dd0=0000002649&dd1=5dba2> Acesso em 03 nov. 2012.
RUBI, Milena Polsinelli; FUJITA, Mariangela Spotti Lopes. Política de indexação na catalogação de assuntos em bibliotecas universitárias: a visão sociocognitiva da atuação profissional com protocolo verbal. Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação. Campinas.v7, n.2 p. 118-150, jan./jun.2010.
RUBI, Milena Polsinelli; FUJITA, Mariangela Spotti Lopes. Elementos de indexação em manuais de indexação de sistema de informação especializados. Perpestiva Ciência de Informação. Belo Horizonte.v8, n.1 p. 66-77, jan./jun.2003.
[1] Aluno do Curso de Biblioteconomia – FABICO / UFRGS. Trabalho realizado como pré-requisito para avaliação da disciplina Gestão Organização de Informação (BIB03344), ministrada pela Professora Dra. Regina Helena Van der Laan , set. de 2012. E-mail: rogério_petrini@hotmail.com.
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