Gestão Recurso Informação

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL

FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA E COMUNICAÇÃO

CURSO: BIBLIOTECONOMIA

BIB-03017-GESTÃO DE RECURSOS EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL DA BIBLIOTECA GLÁDIS WIEBBELLING DO AMARAL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CÂNDIDA JOHANN

GONZALO RUBÉN ALVAREZ

ROGÉRIO PETRINI DE ALMEIDA

VANESSA MARTINS DE MELO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PORTO ALEGRE

2010

CÂNDIDA JOHANN

GONZALO RUBÉN ALVAREZ

ROGÉRIO PETRINI DE ALMEIDA

VANESSA MARTINS DE MELO

 

 

 

 

 

 

PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL DA BIBLIOTECA GLÁDIS WIEBBELLING DO AMARAL

 

 

 

 

 

 

Trabalho acadêmico apresentado como requisito parcial para aprovação na Disciplina BIB03017 – Gestão de Recursos em Sistemas de Informação, do curso de Biblioteconomia da Faculdade de Biblioteconomia e Comunicação, Universidade Federal do Rio Grande do Sul.

 

 

 

Professora: Letícia Strehl

                             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PORTO ALEGRE

2010

	SUMÁRIO
1	INTRODUÇÃO.............................................................................................	6
2	IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE DA INFORMAÇÃO.........................	7
2.1	MISSÃO DA ORGANIZAÇÃO....................................................................	7
2.2	VISÃO DA ORGANIZAÇÃO......................................................................	7
2.3	OBJETIVO....................................................................................................	7
2.4	SETOR DE ATUAÇÃO E CARACTERISTICAS GERAIS DA COMUNIDADE ATENDIDA.......................................................................	8
2.5	PRODUTOS E SERVIÇOS QUE A UNIDADE DE INFORMAÇÃO OFERECE PARA REALIZAR A MISSÃO..................................................	8
2.5.1	Serviços..........................................................................................................	9
2.5.2	Produtos  .......................................................................................................	11
3	PROJETO ORGANIZACIONAL..............................................................	12
3.1	ENUMERAÇÃO DAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS PELOS BIBLIOTECÁRIOS E BOLSISTAS DA BIBLIOTECA GLÁDIS W. DO AMARAL......................................................................................................	12
3.1.1	Coordenação Geral.......................................................................................	12
3.1.2 3.1.2.1	Divisão de Tratamento da Informação....................................................... Seção de Processamento Técnico...................................................................	13   13
3.1.2.2	Seção de Seleção e Aquisição.........................................................................	14
3.1.3	Divisão de Circulação da Informação.........................................................	14
3.1.3.1 3.1.3.2 3.2	Seção de Circulação e Comutação.................................................................. Seção de Referência e Divulgação.................................................................. ORGANOGRAMA FUNCIONAL DA BIBLIOTECA DA FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS..................................................................	14   15       15
3.2.1	Fluxograma da atividade Empréstimo Domiciliar, pertencente à seção de Circulação e Comutação da biblioteca Gládis Wiebbelling do Amaral	16
3.3	DEPARTAMENTALIZAÇÃO.....................................................................	16
3.3.1   3.4	Organograma funcional ou funcionograma da biblioteca Gládis Wiebbelling do Amaral.................................................................................   DESCRIÇÃO DOS MECANISMOS DE COORDENAÇÃO DE ATIVIDADES REALIZADAS EM DIFERENTES SETORES..................	17       18
3.5	A IDENTIFICAÇÃO DOS MECANISMOS DE MONITORAÇÃO DE DESEMPENHO ...........................................................................................	19
4	PROJETO DE TRABALHO.....................................................................	20
4.1	HABILIDADES E QUALIFICAÇÕES ......................................................	20
4.2	DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES.............................................................	20
4.3     4.4         4.5	CARACTERIZAÇÃO DAS ATIVIDADES REALIZADAS PELA BIBLIOTECÁRIA EDINA MARIA GOMES DA CUNHA PUREZA...... FLUXOGRAMA DA ATIVIDADE DE CLASSIFICAÇÃO DESENVOLVIDA PELA BIBLIOTECÁRIA EDINA DA CUNHA PUREZA, PERTENCENTE À SEÇÃO DE PROCESSAMENTO TÉCNICO....................................................................................................... FLUXOGRAMA DA ATIVIDADE DE CATALOGAÇÃO DESENVOLVIDA PELA BIBLIOTECÁRIA EDINA DA CUNHA PUREZA, PERTENCENTE À SEÇÃO DE PROCESSAMENTO TÉCNICO......................................................................................................	22         23         24
5	INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO...................	24
6	CONSIDERAÇÕES FINAIS	26
	REFERÊNCIAS................................................................................	27

 

LISTA DE FIGURAS

 

 

 

Figura 1 -	Organograma da biblioteca Gládis Wiebbelling do Amaral...............	15
Figura 2 -	Fluxograma da atividade de Empréstimo Domiciliar.........................	16
Figura 3 -	Organograma Funcional da biblioteca Gládis Wiebbelling do Amaral...............................................................................................	17
Figura 4 -	Organograma acoplado a funcionograma de seção da Seleção e Aquisição...........................................................................................	17
Figura 5 -	Organograma acoplado a funcionograma da seção de Circulação e Comutação........................................................................................	18
Figura 6 -	Fluxograma da atividade de Classificação........................................	23
Figura 7 -	Fluxograma da atividade de Catalogação.........................................	24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 INTRODUÇÃO

         

          A Biblioteca Gládis Wiebbelling do Amaral da Faculdade de Ciências Econômicas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) localizasse no andar térreo do prédio sito na Rua João Pessoa, 52. Começou a funcionar em 1950, foi formada a partir da junção de acervos isolados do Instituto de Estudos e Pesquisas Econômicas - IEPE, do Instituto de Administração, do Centro de Estudos e Pesquisa em Administração - CEPA e do Programa de Pós-Graduação em administração - PPGA.

          O citado planejamento organizacional da unidade de informação escolhida foi elaborado com os seguintes instrumentos: pesquisa na literatura de autores referenciados no programa da disciplina, pesquisa no site da biblioteca e análise das informações recolhidas das entrevistas realizadas à Coordenadora Geral, bibliotecária Eliane Gonçalves e à bibliotecária Edina Maria Gomes da Cunha Pureza, responsável pela seção de Processamento Técnico.         

          A Biblioteca compõe o Sistema de Bibliotecas da UFRGS (SBU), subordina-se administrativamente à Faculdade de Ciências Econômicas, e tecnicamente à Biblioteca Central.

          É uma biblioteca especializada quanto:

Ao tipo de usuário

• Alunos de graduação e de pós-graduação;
• Professores e pesquisadores;
• Técnico-administrativos.

Ao assunto

• Economia.

Apresenta-se um trabalho que descreve primeiramente a unidade de informação, quanto a sua missão, visão, objetivo, comunidades atendidas e serviços prestados. Relata-se as atividades e seus executores, a estrutura organizacional organogramas e fluxogramas correspondentes.

 

 

2 IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE DA INFORMAÇÃO

 

2.1 MISSÃO DA ORGANIZAÇÃO

 

Segundo Stoner e Freeman (1982) a declaração da missão é um objetivo amplo da organização, baseado em premissas de planejamento, que justifica a sua existência e com base neste conceito a missão para a Biblioteca Gládis Wiebbelling do Amaral da Faculdade de Ciências Econômicas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul pode ser proposta como segue:

Promover o acesso, a recuperação e a transferência da informação para toda a comunidade universitária, de forma atualizada, ágil e qualificada, visando contribuir para a formação profissional do cidadão, colaborando, dessa maneira, no desenvolvimento científico, tecnológico e cultural da sociedade como um todo.

 

 

2.2 VISÃO DA ORGANIZAÇÃO

 

Ser uma referência quanto à recuperação, atualização e eficácia da informação especializada, visando estabelecer um vínculo eficaz com os usuários e a permanência de pesquisadores, contribuindo assim, com o progresso do estudo acadêmico e tecnológico.

 

2.3 OBJETIVO

           

           Os objetivos, “são o ponto final do planejamento e constituem o plano básico da organização. [ . . .] os objetivos devem expressar intenções que levem ao cumprimento da missão.” (ALMEIDA, 2000, p. 6).

           O objetivo da Biblioteca Gládis Wiebbelling do Amaral da Faculdade de Ciências Econômicas da UFRGS é dar apoio às atividades universitárias, de ensino, de pesquisa e de extensão, prestando serviços de informação à comunidade acadêmica da Universidade, além de atender à comunidade externa em geral.

A biblioteca universitária para atingir seu objetivo de dar apoio às atividades universitárias tem por finalidades: reunir (seleção, aquisição, compra, permuta, doação); organizar (indexação, classificação, catalogação); armazenar; conservar; divulgar (catálogos, serviço de referência, empréstimo) e manter atualizado o acervo especializado na área, possibilitando satisfazer demandas informacionais dos usuários, isto é, atendendo à comunidade acadêmica e em geral.

 

2.4 SETOR DE ATUAÇÃO E CARACTERÍSTICAS GERAIS DA COMUNIDADE ATENDIDA

         

           A Biblioteca setorial Gládis W. do Amaral da Faculdade de Ciências Econômicas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul presta serviços de informação e documentação à comunidade acadêmica da Universidade, além de atender à comunidade em geral, nas áreas de Economia, Contabilidade, Finanças, Desenvolvimento Rural e Relações Internacionais. Atua como unidade de informação complementar às atividades de ensino, pesquisa e extensão da Universidade.  

           Dentro do que diz Almeida (2000), que “o conhecimento do usuário é indispensável, tanto para o planejamento de novos serviços de informação, como também para o aprimoramento dos serviços já existentes” pode-se observar que a biblioteca procura conhecer seu público para ampliar seu atendimento.

 

2.5 PRODUTOS E SERVIÇOS QUE A UNIDADE DE INFORMAÇÃO OFERECE PARA REALIZAR A MISSÃO

          

           Para Almeida (2000, p. 68) os serviços que a biblioteca oferece estão relacionados à aquisição, processamento técnico, atendimento, referência e produtos e outras formas de divulgação, como palestras, cursos, que foram verificados e passamos a descrevê-los.

 

 

 

2.5.1 Serviços

           

           Orientação aos usuários: atendimento prestado pelo bibliotecário de plantão sobre a localização de documentos e o uso da Biblioteca, dos catálogos e dos serviços oferecidos.

            Levantamentos bibliográficos: busca realizada em fontes especializadas com a finalidade de identificar bibliografia atual ou retrospectiva sobre um assunto ou um autor.

            Consulta a base de dados: busca realizada em bases de dados em CD-ROM, no Portal da Pesquisa da UFRGS e Portal de Periódicos da CAPES. Consulta e gravação gratuitas em CD ou em outra mídia, impressão R$ 0,20/folha.

            Consulta a documentos eletrônicos: consulta a documentos integrantes da Coleção de CD-ROM da Biblioteca e/ou encontrados em páginas de Internet. Consulta e gravação gratuitas em CD ou em outra mídia, impressão R$ 0,20/folha.

            Consulta a base e documentos eletrônicos para portadores com deficiência visual: consulta em computador com o Programa DOS VOX.

            Consulta local: consulta a qualquer documento na própria Biblioteca, sendo aberta ao público em geral.

            Laboratório de informática: acesso restrito aos alunos da graduação da FCE.

            Empréstimo domiciliar:

·         É permitido aos alunos, professores e técnicos administrativos, somente mediante o uso do cartão de identificação da UFRGS;

·         Os prazos de empréstimo variam de acordo com as particularidades da Biblioteca e do tipo de material: três horas, três dias, semanal, regular (10 dias);

·         Não há limite de itens para empréstimo. Obra de consulta restrita (dicionários, enciclopédias, etc.) não são emprestadas;

·         Em caso de atraso na devolução, será cobrada taxa de R$ 1,00 por exemplar, por dia, cobrada ininterruptamente (sábados, domingos e feriados), de acordo com a Portaria da UFRGS n 1429, de 28 de abril de 2008;

·         Em caso de dano, perda, roubo ou extravio, é obrigatório a reposição ou indenização dos itens (no valor atual da obra);

·         O usuário em débito terá suspenso o direito de empréstimo domiciliar nas bibliotecas da UFRGS, e restrição de acesso a benefícios, conforme Portaria da UFRGS n 1546, de 9 de junho de 2006.

            Renovações:

·         Podem ser feitas, pela Internet no endereço www.sabi.ufrgs.br ou em qualquer biblioteca da UFRGS;

·         O usuário não pode estar em débito nas bibliotecas, com cadastro expirado e/ou com algum impedimento;

·         Os itens não podem estar atrasados ou reservados;

·         Para a renovação sem o item em mãos, é obrigatória a apresentação do cartão de identificação;

·         Certifique-se que a renovação foi realizada, verificando se houve mudança na data de devolução.

            Reservas: itens reservados ficam disponíveis para o usuário por até 2 dias úteis. Não é possível reservar itens que tenham exemplares disponíveis no acervo. Caso o usuário não tenha mais interesse na reserva, é importante avisar o Setor de Empréstimo.

            Empréstimo de pesquisa local (empréstimo temporário de itens):

·         Para quem tem vínculo com a UFRGS: empréstimo por três horas ou empréstimo à noite, a partir das 20h20min, sendo a devolução até às 9h do próximo dia útil;

·         Para quem não tem vínculo com a UFRGS: empréstimo por três horas, mediante a entrega de documento de identidade com foto;

·         Em caso de atraso na devolução, será cobrada taxa de R$ 1,00 por exemplar, por hora.

            Empréstimos entre bibliotecas: com bibliotecas conveniadas (informação no balcão de Empréstimo);

            Comutação bibliográfica (COMUT): obtenção de cópia de documentos localizados em outras bibliotecas no Brasil. Custo: R$ 2,20 a cada cinco páginas.

            Orientação na normalização de trabalhos acadêmicos (teses, dissertações, trabalhos de conclusão de curso, artigos): de acordo com normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), mediante agendamento de 1 hora com bibliotecário.

            Treinamento de usuários:

·         Orientação no uso da biblioteca (seus recursos e serviços) e de recursos informacionais disponíveis na Internet;

·         Visita orientada.

 

2.5.2 Produtos

 

Sumários correntes*: digitalização dos sumários de periódicos nacionais e estrangeiros disponíveis na Biblioteca.

Novas aquisições*: lista das publicações adquiridas a cada mês.

Orientações para trabalhos acadêmicos*:

·         Normas para apresentação de trabalhos acadêmicos, segundo a ABNT;

·         Citações de documentos e suas respectivas referências;

·         Ordenação da estrutura do trabalho acadêmico;

·         Modelos de páginas pré-textuais e sumários.

*Disponíveis em www.ufrgs.br/bibeco.

 

3 PROJETO ORGANIZACIONAL

 

  3.1 ENUMERAÇÃO DAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS PELOS BIBLIOTECÁRIOS E BOLSISTAS DA BIBLIOTECA GLÁDIS WIEBBELLING DO AMARAL

 

            Segundo Maciel e Mendonça (2006), as atividades da biblioteca devem cumprir as funções biblioteconômicas de formação, desenvolvimento e organização das coleções; dinamizações do uso das coleções e funções gerenciais.

Passa-se a descrever as atividades desenvolvidas na biblioteca, identificando as divisões, seções e nomes de seus responsáveis.

 

3.1.1 Coordenação Geral

Atividades:

·         Direção;

·         Orientação;

·         Supervisão;

·         Planejamento;

·         Administração;

·         Controle;

·         Relações internas (na instituição) e externas.

Coordenadora Geral: Bibliotecária Eliane Gonçalves

 

 

 

3.1.2 Divisão de Tratamento da Informação

3.1.2.1Seção de Processamento Técnico

Atividades:

·         Catalogação dos materiais bibliográficos (livros, periódicos) e não bibliográficos (CD, CD-ROM, DVDs, mapas) conforme o CCAAR2 (Código de Catalogação Anglo-Americano);

·          Classificação das obras de acordo com a CDU (Classificação Decimal Universal);   

·         Catalogação na fonte para as obras editadas pela Instituição e obras de pós-graduação;

·         Inserção de teses e dissertações no sistema TEDE (Sistema de Publicação Eletrônica de Teses e Dissertações, desenvolvido pelo IBICT – Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia);

·          Indexação (análise temática da obra para retirada dos assuntos);

·         Atualização do Catálogo Decisório da Biblioteca, instrumento elaborado pelas Bibliotecárias que contém normas que auxiliam nas decisões gerenciais;

·         Inserção e manutenção dos dados do material bibliográfico e não bibliográfico na base de dados para posterior consulta e empréstimo por parte dos usuários;

·         Elaboração de relatório mensal com dados estatísticos das atividades desenvolvidas no Setor;

·         Baixa de obras para a restauração e alta, após o conserto.

·         Elaboração de relatório com as obras adquiridas no mês e encaminhamento para a sala dos professores e balcão de empréstimos da biblioteca;

·         Estruturação de bases de dados;

·         Desenvolvimento de vocabulários.

 

3.1.2.2 Seção de Seleção e Aquisição

Atividades:

·         Recebimento das doações de alunos, professores e comunidade em geral;

·         Controle de todas as aquisições da biblioteca (compras e permutas);

·         Direcionamento das obras para a seção de processamento técnico;

·         Disponibilização de itens sob a modalidade de “pegue e leve”;

·         Avaliação da coleção e estabelecimento da política de descarte e desbaste do acervo bibliográfico;

·         Controle do processo de restauração e encadernação da coleção.

 

Coordenação da divisão: Bibliotecária Lílian Maciel.

Funcionários: Bibliotecários Edina Maria Gomes da Cunha Pureza e Vinicius da Rosa da Silva.

Auxiliares: 2 bolsistas.

 

3.1.3 Divisão de circulação da informação

3.1.3.1 Seção de Circulação e Comutação

Atividades:

·         Empréstimo domiciliar;

·         Empréstimo entre bibliotecas;

·         Pesquisa local;

·         Consulta local de documentos eletrônicos e bases de dados;

·         Reservas;

·         Renovações;

·         Cobrança de multas por atraso;

·         Guarda de livros;

·         Levantamentos bibliográficos;

·         Formulação de relatórios estatísticos;

·         Solicitação de cópia de artigos.

 

3.1.3.2 Seção de Referência e Divulgação

                       Atividades:

·         Direcionar o usuário à seção da biblioteca que o atenda em suas necessidades;

·         Atender às questões de referência;

·         Localização da obra solicitada;

·         Identificar as obras que necessitam de encadernação ou restauração e encaminhá-las ao setor responsável;

·         Receber alunos e professores na visita orientada, mostrar o funcionamento da referência e encaminhá-los a outras seções;

·         Gerenciar rotinas de empréstimo e cadastramento de usuários;

·         Identificar títulos de livros que necessitam de novos exemplares;

·         Esclarecimento de dúvidas enviadas por e-mail;

·         Pesquisa e localização de material bibliográfico disponível na internet;

·         Divulgação de sumários on-line, disponibilizados em redes particulares de empresas, as Intranets da organização.

Coordenador da divisão: André Santos da Costa

Funcionária: Técnica-administrativa Nilza Terezinha Gurskás

Auxiliares: 5 bolsistas.

 

 

3.2 ORGANOGRAMA DA BIBLIOTECA GLÁDIS WIEBBELLING DO AMARAL

 

 

 

3.2.1 Fluxograma da atividade Empréstimo Domiciliar, pertencente à seção de Circulação e Comutação da biblioteca Gládis Wiebbelling do Amaral

 

 

 

3.3 DEPARTAMENTALIZAÇÃO

         

          Pode-se constatar que a biblioteca Gládis Wiebbelling do Amaral apresenta duas divisões, gerenciadas por uma coordenadoria geral. Cada uma das divisões é composta por duas seções. Cada seção é definida por uma série de atividades, as quais foram citadas no item anterior.

          Apresenta-se o funcionograma ou organograma funcional que “é o gráfico destinado à descrição e ao posicionamento das funções, ampliando, desse modo, as partes setoriais de um organograma simples.” (MACIEL e MENDONÇA, 2006, p. 74).

 

3.3.1Organograma funcional ou funcionograma da biblioteca Gládis Wiebbelling do Amaral

 

 

 

SEÇÃO DE SELEÇÃO E AQUISIÇÃO

-Recebimento das doações de alunos, professores e comunidade em geral; -Controle de todas as aquisições da biblioteca (compras e permutas); -Direcionamento das obras para a seção de processamento técnico; -Disponibilização de itens sob a modalidade de “pegue e leve”; -Avaliação da coleção e estabelecimento da política de descarte e desbaste do acervo bibliográfico; -Controle do processo de restauração e encadernação da coleção.

 

 

 

 

 

 

 

 

  

           Figura 4: Organograma acoplado a funcionograma de seção da Seleção e Aquisição.

 

SEÇÃO DE CIRCULAÇÃO E COMUTAÇÃO

-Empréstimo domiciliar; -Empréstimo entre bibliotecas; -Pesquisa local; -Consulta local de documentos eletrônicos e bases de dados; -Reservas; -Renovações; -Cobrança de multas por atraso; -Guarda de livros; -Levantamentos bibliográficos; -Formulação de relatórios estatísticos; -Solicitação de cópia de artigos.

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 5: Organograma acoplado a funcionograma da seção de Circulação e Comutação.

 

3.4 DESCRIÇÃO DOS MECANISMOS DE COORDENAÇÃO DE ATIVIDADES REALIZADAS EM DIFERENTES SETORES

 

            A gerência geral da biblioteca está a cargo da bibliotecária chefa Sra. Eliane Gonçalves, cuja coordenação alcança todas as atividades e é o caminho de ligação entre a biblioteca e a Biblioteca Central da faculdade. Segundo Stoner e Freman (1982) “o grau de necessidade de coordenação depende da natureza e dos requisitos de comunicação das tarefas realizadas e do grau de interdependência entre as várias unidades que realiza”.

            Dentre as atividades realizadas têm-se reuniões periódicas da equipe de bibliotecários para discutir dificuldades, manter o que está funcionando bem, modificar tarefas que estão sendo ameaçadas por fatores de risco e designar novas atividades para o melhor aproveitamento de tempo e de mão-de-obra;

Plantões dos bibliotecários, com a finalidade de garantir a presença de pelo menos um deles nos diferentes turnos de trabalho. Esses plantões permitem que os bibliotecários auxiliem os bolsistas e técnico-administrativos em situações de difícil resolução que possam se apresentar dentro da biblioteca com algum tipo de usuário.

Um rodízio nas atividades dos funcionários, avaliando quanto ao tempo e eficiência das funções desempenhadas.

Um relatório, para ser levado à reunião, identificando pontos a serem modificados, melhores desempenhos, tempo disponível, mudanças que devem e podem ser feitas, idéias fornecidas por funcionários para discutir se são viáveis, pesquisas feitas com usuários.

 

3.5 A IDENTIFICAÇÃO DOS MECANISMOS DE MONITORAÇÃO DE DESEMPENHO

O diagnóstico é o mecanismo de monitoração de desempenho que permite prévia intervenção na rotina da biblioteca, avaliar o seu estado em um determinado momento e encontrar a maneira de melhorar a sua eficácia, conforme se expressa Almeida (2000, p. 44).

Também possibilita identificar os pontos fortes e fracos da nossa unidade de informação, compreender a natureza e buscar soluções para melhorar o funcionamento organizacional.

A partir dos dados coletados no diagnóstico, o bibliotecário pode recomendar mudanças na unidade de informação. Essas mudanças podem referir-se a: objetivos; estratégias (novos serviços); habilidades e conhecimentos dos seus funcionários (cursos, treinamento, capacitação); processos interpessoais; estruturas organizacionais (criação de novos departamentos) e aplicações de novas tecnologias (modernização de software e programas de informática).

          Almeida (2000, p. 47) numera as três etapas do diagnóstico:

- Preparação: Definição de objetivos, metas e prioridades da biblioteca, aspectos a serem avaliados, pessoal treinado que participará do trabalho.

- Elaboração do projeto de diagnóstico: Definição dos objetivos do diagnóstico, metodologia utilizada para a coleta de dados, formulação de problemas ou de questões de pesquisa, definição da amostragem, elaboração de cronogramas.

- Implementação do diagnóstico: 1) Coleta de dados: Consulta a relatórios e outros documentos produzidos pela instituição. Entrevistas com funcionários do serviço de informação, questionários a usuários potenciais e reais da unidade de informação, tabulação dos dados. 2) Análise e interpretação dos dados: Hierarquização dos problemas encontrados, recomendações de soluções possíveis para os problemas, redação final do diagnóstico, apresentação e discussão do diagnóstico com o pessoal da unidade de informação.

            Outras maneiras de coletar informações para a realização de diagnósticos pode ser a utilização de fontes diversas tais como: relatórios, regimentos, regulamentos e planos de trabalho da própria biblioteca. Esses documentos podem apresentar informações sobre o acervo especializado, aquisição e seleção, circulação, recursos humanos, financeiros, e materiais e serviços.

            Outro ponto interessante que permite monitorar o desempenho da biblioteca é a simples observação participante do bibliotecário, tanto no desempenho do pessoal, quanto da utilização do acervo (facilidade para achar determinado livro o satisfação com relação ao atendimento), no momento em que ele ocorre, incluindo perguntas súbitas e anotando comentários em voz alta, comenta Almeida (2000, p. 58).

           

 

4 PROJETO DE TRABALHO

 

          A funcionária escolhida foi a bibliotecária Edina Maria Gomes da Cunha Pureza que desenvolve as suas atividades na seção de Processamento Técnico. Trabalha com a classificação, indexação e a catalogação dos livros que são recebidos pela biblioteca.

 

4.1 HABILIDADES E QUALIFICAÇÕES

 

A bibliotecária é formada no curso superior em Biblioteconomia pela Universidade Federal do Rio Grande (FURG) no estado do Rio Grande do Sul.  É servidora pública da Universidade desde 2008, quando passou no concurso público para preenchimento de vagas para o cargo de bibliotecário.

Conta com experiência e conhecimento na área, realiza cursos complementares e recebe, dentro da biblioteca, o auxilio e assessoria da bibliotecária aposentada Miriam, que presta serviço voluntário.

 

4.2  DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

A bibliotecária desenvolve diversas atividades de acordo com o cronograma e os horários dos plantões. As funções são realizadas durante o horário de expediente, ou seja, de segunda a sexta feira.

            Segunda feira: A bibliotecária inicia as atividades com a catalogação dos livros recebidos pela biblioteca através das compras, permutas e doações. Eles são previamente disponibilizados em umas estantes específicas pelos bolsistas, após uma prévia seleção, nos casos de doação.

A partir de 1993 os livros receberam a catalogação e foram incluídos no catálogo on-line (SABI) da Universidade. Os livros anteriores a esse ano ainda não receberam o mesmo tratamento, eles ainda esperam a inclusão no sistema para que possam ser recuperados pelos usuários. No entanto, eles contam com a catalogação manual, as fichas catalográficas, utilizadas até o ano de 1993.

          A catalogação dos livros aplicada pela bibliotecária segue os princípios da CDU de 1997, os temas referidos ao meio ambiente seguem os princípios da CDU de 2007. Utilizam-se os recursos do formato MARC 21 e os registros são inseridos no catálogo on-line SABI, da Universidade. Logo após a catalogação, os bolsistas colocam nos livros os códigos de barra de segurança e as etiquetas que permitam e facilitem a sua identificação nas estantes.

 

            Terça feira: A bibliotecária é a responsável de abrir a biblioteca, e executar as funções operacionais tais como: ligar os computadores da sala de leitura, abrir as janelas, ligar as luzes, verificar se o espaço físico se encontra adequado para o uso, ajustando o que for necessário para o novo dia que inicia.

 

            Quarta feira: Pela manhã a bibliotecária participa ativamente de reuniões com a equipe de bibliotecários, tratando-se assuntos referentes às políticas a serem aplicadas com relação à indexação, arranjo do ambiente, seleção e desfazimento, treinamento aos bolsistas, etc. Pela tarde continua com a sua atividade, a catalogação dos livros.

 

            Quinta feira: Elaboração de planilhas e relatórios listando os livros catalogados durante a semana. Também efetua a consistência dos livros, reclassificando aqueles que estão fora do padrão de classificação.

 

            Sexta feira: A bibliotecária do Processamento Técnico participa da seleção dos livros que foram doados por professores, outras bibliotecas ou entidades públicas e privadas, escolhendo aqueles livros com assuntos de interesse e que tenham relação com os cursos oferecidos pela Universidade de Ciências Econômicas. Os que não interessam são disponibilizados para os usuários pegarem, sob a modalidade pegue – leve.

 

4.3 CARACTERIZAÇÃO DAS ATIVIDADES REALIZADAS PELA BIBLIOTECÁRIA EDINA MARIA GOMES DA CUNHA PUREZA

 

Variedade de habilidades: Habilidades (domínio da tecnologia; conhecimentos do idioma inglês; processador, analista e preparador da informação requerida pelo usuário) aplicadas à realização de diferentes atividades tais com: catalogação dos materiais bibliográficos, classificação das obras de acordo com a CDU (Classificação Decimal Universal) e indexação – análise temática da obra para retirada dos assuntos.

 

Identidade da tarefa: Habilidades (domínio de técnicas gerenciais, comprometimento, organização, responsabilidade) aplicadas à atividade que a bibliotecária Edna realiza nas terças feiras, sendo ela a responsável de abrir a biblioteca e executar todas as funções operacionais da mesma.

 

Significado da tarefa: Habilidades (qualificação formal e tácita, treinamento, cursos) aplicadas às atividades de classificação, indexação e catalogação, sendo possível para o usuário da biblioteca a recuperação da informação dentro do acervo.

 

Autonomia: Habilidades (pró-atividade, criatividade, interatividade, socialização) aplicadas às atividades das quartas feiras, participação de reuniões com a equipe de bibliotecários, tratando-se assuntos referentes às políticas a serem aplicadas na biblioteca.

 

Feedback: Habilidades (comunicação, diálogo, trabalho em equipe) que permitem uma avaliação periódica por parte da coordenadoria geral da biblioteca.

 

 

          Segundo Maciel e Mendonça (2006) os fluxogramas são gráficos que procuram representar de maneira dinâmica e analítica, a seqüência lógica das fases, etapas ou passos de um trabalho desenvolvidos dentro de uma organização, por meio de determinada simbologia.

 

4.4 FLUXOGRAMA DA ATIVIDADE DE CLASSIFICAÇÃO DESENVOLVIDA PELA BIBLIOTECÁRIA EDINA DA CUNHA PUREZA, PERTENCENTE À SEÇÃO DE PROCESSAMENTO TÉCNICO

 

4.5 FLUXOGRAMA DA ATIVIDADE DE CATALOGAÇÃO DESENVOLVIDA PELA BIBLIOTECÁRIA EDINA DA CUNHA PUREZA, PERTENCENTE À SEÇÃO DE PROCESSAMENTO TÉCNICO

 

5 INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

 

Os relatórios são instrumentos eficazes de avaliação de desempenho utilizados na biblioteca Gládis Wiebbelling do Amaral da Faculdade de Ciências Econômicas da UFRGS. A complexidade da unidade de informação inclui acervos com vários suportes documentais (livros, CD e periódicos), serviços voltados ao tratamento das informações e serviços ao usuário, desde a consulta e o empréstimo até a pesquisa.

Conforme expressa Almeida (2000, p. 30) os relatórios não são simplesmente uma soma de dados, mas o resultado que transforma dados em informações úteis para a avaliação do desempenho, analisando-os e atribuindo-lhes significado no contexto da biblioteca. Eles servem para analisar a situação real, diagnosticando as necessidades e problemas da unidade de informação.

“Os relatórios comparam os resultados desejados, constantes do plano de trabalho, com os resultados alcançados.” (ALMEIDA, 2000, p. 31).

Esses instrumentos de avaliação de desempenho permitem a divulgação dos seus dados em outros meios tais como: jornais, rádio, boletins, etc. Também nos permitem aprimorar os serviços da biblioteca, maximizar o uso da informação e dos documentos nos diferentes suportes, e ampliar o âmbito de atendimento da biblioteca na comunidade à qual se destina.

Os relatórios são elaborados a partir da coleta de dados registrada diariamente. A biblioteca conta com um relatório anual, permitindo extrair interpretações e fazendo comparações mais fundamentadas, e os relatórios mensais, trimestrais e semestrais que servem de estrutura para reuniões setoriais e analisar a possibilidade de mudanças menores no plano operacional, para serem atingidas as metas pré-definidas.

Como complementos aos relatórios são utilizados tabelas e gráficos, permitindo a comparação e diferenciação dos dados representativos.

Outros instrumentos de avaliação de desempenho de uma unidade de informação são aqui citados: relatórios com relação às metas, os quadros comparativos com os seus respectivos comentários e os questionários que podem ser preenchidos pelos usuários da biblioteca.

 

 

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

 

A biblioteca como unidade de informação é um centro difusor de cultura e conhecimento e tem por mérito atender à comunidade acadêmica bem como à comunidade em geral.

 Neste contexto entende-se que o planejamento organizacional da biblioteca deve ser elaborado de acordo como os seguintes aspectos: o levantamento sobre o perfil e tipo de usuário que precisa satisfazer as suas demandas informacionais; quem faz o que e como, ou seja, considerando os recursos humanos que permitam alcançar o objetivo da biblioteca; o levantamento sobre as características do acervo; a prestação de auxílio aos usuários (dar treinamento e instruções precisas para que possam recuperar a informação desejada) e a exposição das políticas e regimentos da biblioteca aos usuários e funcionários.

 O acervo bem organizado de uma biblioteca é de suma importância para a satisfação das necessidades informacionais de seus usuários, pois, é seu principal produto, e sobre este ponto devem-se focar perspectivas e tecer serviços que correspondam às expectativas de todos.

Por fim entende-se que o planejamento organizacional da unidade informacional deve contemplar entre tantos requisitos, os seguintes: organogramas funcionais e fluxogramas, com mapeamento completo das atividades e serviços realizados, dessa forma contribuindo para um entendimento do que ali se realiza e padronizando, por conseguinte muitas das atividades, evitando desperdícios de tempo e serviço, promovendo a satisfação do usuário.           

 

 

REFERÊNCIAS

 

ALMEIDA, M. C. B. de. Planejamento de bibliotecas e serviços de informação. Brasília: Briquet de Lemos, 2009. 112 p.

 

ARRUDA, M. C. C.; MARTELETO, R. M. Educação, trabalho e o delineamento de novos perfis profissionais: o bibliotecário em questão. In: Ciência da Informação. Brasília, DF, v.29, n. 3, p. 14-24, set./dez. 2000.

 

BIBECO. A Biblioteca. Disponível em <http:www.ufrgs.br/bibeco> . Acesso em: 17 nov. 2010.

 

GÓIS, M. C. P. de; SILVA, Z. A. da. A biblioteca da Assembléia Legislativa do Estado de Pernambuco como organização. 2008. Monografia (Especialização)-Faculdade de Ciência, Educação e Tecnologia de Garanhuns, Universidade de Pernambuco, Recife, 2008.

 

MACIEL, A. C.; MENDONÇA, A. M. R. Bibliotecas como Organizações. 1. ed. rev. Rio de Janeiro: Interciência; Niterói: Intertexto, 2006.

 

STONER, J. A. F.; FREEMAN, R. E. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1982.